Choisir une solution de pilotage de la performance est une décision hautement stratégique
Dans un contexte d’évolution technologique et de renouvellement des offres, les Directions Financières doivent compiler des données diverses (financières, RH, concurrence, environnement…), les hiérarchiser et les rendre disponibles et compréhensibles pour éclairer les choix stratégiques et réaliser leur communication.
Pour répondre à ces besoins, les solutions EPM ont élargi leur spectre d’action, non plus seulement limité à la seule clôture financière et au reporting, mais aussi à l’intégration de budgétisation et de prévision ainsi qu’au reporting extra-financier et à la consommation de ces données (diffusion de tableaux de bord …).
Au sein de ces solutions, OneStream présente plusieurs avantages pouvant en faire votre prochaine solution EPM. Le premier avantage est qu’elle est maîtrisée par notre équipe dédiée au sein de REPORTWISE. Dans cet article, nous proposons de vous présenter cinq bonnes raisons (parmi d’autres) de choisir OneStream.
Regroupez tous vos processus sur une plateforme unique
Outiller l’ensemble des processus opérationnels et financiers est un moyen de passer moins de temps à collecter, interfacer, agréger et contrôler les données tout en permettant de passer plus de temps à analyser ces données.
Dans ce contexte, nous rencontrons tout au long de nos projets des problématiques de cadrage et de réconciliation :
- Comment aligner les données de ma Gestion avec ma Consolidation Statutaire ?
- Comment valider la cohérence de mes données issues de ma Supply Chain avec mes données financières relatives à mes produits ?
- Quels sont les retours d’expérience du marché pour cadrer de façon optimale mes données de Trésorerie avec mes données de Consolidation ?
La philosophie même de la solution OneStream permet de répondre, par construction, à ces problématiques.
Grâce à son modèle de données extensible, OneStream permet de regrouper au sein d’une seule et unique application, tous vos processus de consolidation, de reporting financier, de reporting opérationnels, de suivi de la production et de planning et d’élaboration budgétaire.
Cela présente des bénéfices certains en termes d’intégration des données, en faisant l’économie d’interfaces nécessairement plus lourdes à développer et à maintenir. Mais également en termes de licences puisqu’un même utilisateur aura accès, sans coût de licence supplémentaire, à toutes les applications qu’il souhaite utiliser.
Pour ce faire, la solution OneStream possède un certain nombre de particularités qui lui permettent d’offrir à ses utilisateurs un modèle de données extensible à l’infini ou presque !
Les Cubes OneStream
Une application OneStream repose sur une base de données unique. De façon classique, chaque donnée est identifiée dans cette base de données par une combinaison de plusieurs dimensions.
Une particularité importante de l’application OneStream est que cette base de données est découpée en « cubes » : le terme de cube peut prêter à confusion car toutes vos données sont bien présentes sur la même application. Il s’agit plutôt d’une « super dimension » qui va permettre de décliner, sur une même base de données, des analyses différentes. Ceci permet de disposer, virtuellement, d’un nombre illimité d’axes d’analyse différents pour segmenter, hiérarchiser les données utiles à la prise de décisions.
Extensibilité des dimensions
Si les cubes permettent d’avoir un modèle de données extrêmement riche, il existe une autre force de OneStream qui permet de faciliter la mise en œuvre de ce modèle de données : l’extensibilité.
Celle-ci est, à juste titre, une des fonctionnalités majeures de la solution : cette extensibilité permet de disposer, sur un même axe d’analyse, plusieurs niveaux différents de granularité que vous pourrez décliner par cube ou par type de scénario en fonction de vos besoins.
Exemples :
- Plan de comptes synthétique et plan de comptes agrégé
- Analyse par produit ou par groupe de produits
- Enrichissement des données liées à un pays ou un niveau managérial.
L’extensibilité vous permettra de remonter sans paramétrage complexe les données du cube (par exemple) filiale possédant un plan de comptes plus détaillé, directement au niveau plus agrégé du plan de comptes groupe. Ceci vous permettra de faire l’économie de mapping complexes à maintenir pour passer d’un niveau à un autre.
Disposez de toute la richesse de vos données opérationnelles et financières.
Le fait de gérer, de façon native, au sein d’une application unique des niveaux de granularité différents selon vos reportings permet effectivement de structurer la donnée de façon flexible et évolutive. En outre, la solution permet de disposer d’une grande richesse de données en intégrant des données opérationnelles non utilisées dans vos reportings.
OneStream met à la disposition de ses utilisateurs une fonctionnalité (Relational Blending) permettant de stocker et analyser un volume de données largement supérieur à ce qu’un outil d’EPM standard peut habituellement traiter.
Cette « zone de transit » des données est typiquement utilisée pour importer des données dans OneStream avant mapping vers un cube. Les données sont stockées au niveau de détail correspondant au fichier d’import ; au sein de ce fichier, certains champs ne seront plus disponibles après import des données (numéro de facture ou de transaction, référence produit plus fine que le SKU, date exacte de livraison, nombre de lits pour un établissement médical, etc…).
Cette zone de transit (ou Stage area) stocke donc ces données alors même qu’elles ne sont pas mappées pour la production des reportings OneStream. Cependant, il est possible d’intégrer ces données souvent très opérationnelles au sein de tableaux de bord spécifiques mixant les données de reporting avec ces données purement opérationnelles.
Un des cas les plus parlants réside dans la création de tableaux de bords pour un établissement médical dans le cadre du suivi de son P&L. De façon traditionnelle, ce suivi est effectué au travers de l’analyse de la marge, des charges et produits d’exploitation, financiers et exceptionnels.
Cependant, la donnée spécifique liée au nombre moyen de lits utilisés permet de rendre l’analyse plus pertinente et explicite. En effet, ce nombre de lits est une donnée opérationnelle ne faisant pas partie du Reporting ; en outre, dans la « zone de transit », cette donnée est stockée et disponible pour intégration dans les dashboards au service d’une analyse plus complète et plus pertinente.
Il sera, bien sûr, possible dans un second temps d’intégrer cette donnée comme un indicateur du reporting (à l’image du P&L traditionnel). Ainsi, la flexibilité de l’application permet d’intégrer ponctuellement des indicateurs dans les dashboards sans opérer une refonte totale du plan de comptes.
Structurer le processus de reporting autour d’une approche collaborative
Une autre bonne raison d’adopter OneStream réside dans la flexibilité dans le paramétrage du processus de traitement de l’information (workflow). En effet, celui-ci permet d’adapter le mode opératoire de l’application à l’organisation du reporting (budget, remontée séquencée…) et non l’inverse.
En effet, s’il est possible d’adopter un workflow standard simplifié, celui-ci permet au client d’adapter finement l’outil à ses besoins. Le workflow permet de guider et de cadrer les utilisateurs finaux dans l’usage de l’outil. OneStream offre plusieurs workflows standard qui répondent aux besoins les plus courants avec une interface standardisée : import de données, formulaires de saisie, journaux d’écritures…
Pour chaque utilisateur, un ou plusieurs profils peuvent être disponibles, donnant accès à une ou plusieurs entités selon les besoins. Ces workflows peuvent être divisés en autant d’étapes que nécessaire ; par exemple un workflow peut comporter plusieurs étapes d’import pour plusieurs types de fichiers différents, ou plusieurs étapes de saisie des données pour séquencer la saisie des données : un workflow de saisie des données pour une application de Consolidation Statutaire peut comporter une séquence pour la saisie des Balances, une pour la saisie des Intercos, et une autre pour la saisie des balances par flux…
Il est en outre possible de définir des workflows personnalisés en leur assignant des espaces de travail. Ces espaces de travail sont paramétrés de façon personnalisée en assemblant des composants. Il existe une panoplie de composants jouant différents rôles :
- Saisie et restitution de données (Cube Views, Grid Views…)
- Visualisation des données sous forme de graphiques (BI Viewer)
- Exécution de commandes (Boutons, listes déroulantes, champs de saisie…)
Grâce à une panoplie de composants communs entre les dashboards et les workspaces (état de saisie et de restitution, graphiques, boutons et menus déroulants, images, vidéos…), et grâce aussi à une API (Application Programming Interface) très complète permettant d’accéder à la presque totalité des fonctionnalités de l’application, il est possible de paramétrer des espaces de travail personnalisés en fonction de vos besoins. Voici deux exemples réels de workspaces personnalisés que nous avons déployés :
- Un tableau de bord de la consolidation permettant de visualiser le statut de chaque entité sur chaque étape de son workflow ;
- Un tableau de ‘seeding’ pour pré-alimenter un budget avec des données réelles / prévisionnelles, ou pour créer de nouvelles versions de budget.
Visualisez vos données de façon rapide et flexible
La visualisation de données reprend des concepts simples de la théorie de Gestalt. C’est un terme de psychologie qui se réfère à la tendance que possède l’être humain à organiser des éléments visuels dans des groupes. Cela permet de distinguer plus facilement les formes grâce à des jeux de couleurs et autres procédés visuels.
Ainsi, il sera plus simple d’assimiler (ou de « consommer ») :
- Un graphique tel qu’un camembert pour discerner la tendance dominante
- Un graphique sous forme d’histogramme pour comparer deux séries dans le temps
- Un graphique de type « Waterfall » pour expliquer les composantes influant sur un chiffre ….
La richesse des outils de visualisation de OneStream réside dans leur capacité à consolider visuellement des informations provenant de multiples sources, offrant ainsi une vue complète de la performance de l’entreprise. Ces fonctionnalités avancées permettent une représentation graphique précise et personnalisable des données, facilitant la compréhension et l’interprétation des chiffres complexes en faisant appel à différentes sources de données.
Le Data Blending de OneStream permet de visualiser dans un même tableau de bord (dashboard) des ensembles de données disparates présents dans l’outil (données transactionnelles, cubes de reporting…), pour faciliter une analyse exhaustive et intégrée de la performance des organisations. Le BI Blending permet en outre d’inclure dans les dashboards des données issues de sources externes.
Tracez et auditez vos données
Dans le cadre de reportings spécifiques (Consolidation Statutaire, Reporting réglementaires, reportings fiscaux …), il est nécessaire de disposer d’une trace d’audit de l’ensemble des opérations opérées dans le Système d’Information pour disposer de l’information publiée.
Dans une moindre mesure, pour des reportings moins formalisées, il est toujours nécessaire de déterminer la contribution de chaque étape (import, collecte, ajustement, calcul automatique …) à la constitution du résultat final.
L’organisation des données dans OneStream permet l’enregistrement de chaque action effectuée par les utilisateurs, ce qui permet de suivre les modifications apportées aux données, aux rapports, aux prévisions, etc. Cela inclut la création, la modification et la suppression de données, ainsi que l’historique des versions.
OneStream conserve également un historique détaillé des processus et des workflows, montrant comment les données ont été agrégées, validées, consolidées et approuvées à chaque étape du processus.
En termes d’analyse, le drill down permet aux utilisateurs de descendre vers des niveaux de données plus détaillés. Par exemple, à partir d’une vue agrégée des données financières, vous pouvez effectuer un drill down pour accéder à des niveaux de détails plus spécifiques, comme des transactions individuelles, des lignes de comptes détaillées ou des données spécifiques à une période précise. Cela permet une analyse approfondie des chiffres agrégés et une meilleure compréhension de leur composition. Quant au drill back, il permet aux utilisateurs de remonter vers l’information source quand celle-ci a été directement extraite depuis une base de données externe via un connecteur.
Ces fonctionnalités sont pour la plupart natives dans OneStream ; en effet, la solution est construite autour de la notion de « Drill Anywhere » permettant de disposer d’une piste d’audit native de n’importe quel montant mis à disposition.
En conclusion
L’examen des fonctionnalités puissantes et polyvalentes de OneStream en fait un candidat idéal pour répondre à vos besoins de consolidation et de reporting financier.
Il est néanmoins nécessaire de conclure sur la OneStream Marketplace : cette plateforme permet aux utilisateurs de OneStream d’accéder à un éventail varié de solutions, d’applications et d’extensions développées par OneStream ou par des partenaires certifiés. Ces extensions peuvent étendre les fonctionnalités de la plateforme de base en offrant des solutions spécifiques pour la planification, la modélisation, la visualisation, la gestion des données, etc.
Les solutions disponibles sur la Marketplace sont souvent certifiées par OneStream ou développées en partenariat avec des experts pour garantir leur qualité, leur compatibilité et leur conformité avec les normes de la plateforme.
Ces 5 bonnes raisons de choisir OneStream sont issues de notre expérience sur des projets de mise en œuvre de la solution. Au sein de Reportwise, nous comprenons l’importance d’une mise en œuvre adaptée et personnalisée pour exploiter pleinement le potentiel de cette plateforme. Notre expertise approfondie nous permet d’éclairer les aspects complexes de modélisation de données, de workflows personnalisés et de visualisation de données dynamiques, afin de répondre spécifiquement aux besoins uniques de chaque entreprise.
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