Produire une information selon plusieurs référentiels réglementaires est un enjeu de diffusion de l’information financière.
La nécessité de présenter l’information financière selon plusieurs référentiels devient un besoin de plus en plus fréquent dans le paysage des groupes français. En effet, plusieurs groupes se trouvent dans l’obligation de gérer une publication selon plusieurs référentiels comptables (Local Gaap, IFRS …) ou selon plusieurs normes réglementaires liés à leur activité (Banque/Assurance, Banque/Industrie …). De plus, ces contraintes peuvent se conjuguer ; ceci pouvant apporter de la complexité dans la production de l’information mais aussi dans l’exploitation de celle-ci.
Pour répondre à ces besoins en termes de paysage applicatif, il est nécessaire de prendre en compte cette nécessité, tant dans le choix de l’application que dans le processus de modélisation de l’application.
La solution OneStream met à disposition des fonctionnalités permettant de gérer ces éléments de façon native ou selon un mode d’implémentation simple adapté aux besoins. En effet, OneStream présente plusieurs avantages pouvant en faire la solution EPM approprié dans ce contexte. Dans cet article, nous proposons de vous présenter les cas d’utilisation de publication multi-référentiel, les modes d’implémentation et d’audit basés sur l’expérience des équipes REPORTWISE by avvale.
1. Inventorier l’ensemble des référentiels
Lister les différents référentiels, auxquels peut être assujetti un Groupe, est une tâche effectuée en amont par le « Service Comptable » ou le « Service Normes ». Ces services déterminent l’ensemble des référentiels à intégrer selon la géographie, l’activité …. Ensuite, ces différentes nomenclatures sont analysées selon le degré de convergence/divergence.
Plusieurs types de référentiels peuvent être rencontrés :
- Référentiels comptables nationaux – ce corps de normes comptables est propre à chaque pays : Plan Comptable Général (France), US GAAP (États-Unis), UK GAAP (Royaume-Uni), OHADA (Afrique francophone subsaharienne) …
- Référentiels comptables internationaux – IFRS (International Financial Reporting Standards) à l’usage des sociétés cotées dans l’UE et dans plus de 140 pays, IPSAS (International Public Sector Accounting Standards) pour le secteur public.
- Référentiels spécifiques / sectoriels : Normes comptables bancaires (CRBF en France, Bâle III au niveau international), normes comptables pour les ONG / Fondations / Associations
Une fois ces éléments inventoriés, il est nécessaire d’approfondir cette analyse en déterminant les points de convergence/divergence entre ces différents référentiels de manière à anticiper la mise en œuvre de ceux-ci dans un outil EPM. En effet, il est possible de classifier les modes d’articulation différents référentiels pour en anticiper la mise en œuvre :
- Référentiels disjoints : dans ce cas, les multiples référentiels n’ont pas de point commun – il sera, ainsi, nécessaire de gérer des tables de passage entre ces deux nomenclatures.
- Référentiels partiellement mutualisables : dans ce cas, il peut être possible d’avoir des points communs en termes de comptes ou d’analyses permettant l’homogénéité ou, a minima, la comparabilité des données.
- Référentiels fortement mutualisables : dans ce cas, des éléments tels que le bilan ou le compte de résultat ainsi que certaines analyses peuvent être imbriqués.
A cet effet, grâce à son modèle de données flexible, OneStream permet de regrouper au sein d’une seule et unique application, tous les référentiels disponibles. L’organisation des métadonnées est alors effectuée au moyen d’attributs de classement par référentiel. Ainsi, un compte pourra être flaggé selon une norme ou selon une activité pour permettre d’optimiser l’organisation des données au sein de l’application. En outre, ces attributs pourront être utilisés de façon dynamique au sein du paramétrage pour permettre d’appliquer des traitements particuliers ou de créer des restitutions spécifiques ….
Enfin, il est nécessaire de déterminer un ordre des référentiels (référentiel primaire ou secondaire) pour déterminer la norme de présentation principale qui devra, dans le meilleur des cas, englober la norme secondaire ou a minima permettre de passer d’une vision à une autre de façon simple et ergonomique. Ainsi, dans le cas d’un groupe bancaire présentant des comptes selon la norme bancaire/assurance, le référentiel primaire est souvent le référentiel Banque puisque à terme c’est celui-ci qui sera publié auprès du régulateur tandis que le référentiel Assurance sera secondaire.
2. Organiser le modèle OneStream selon le mode d’utilisation
Le modèle OneStream va être structuré en fonction du degré de mutualisation des référentiels. Nous pouvons noter que la flexibilité de la solution OneStream permet de disposer d’une méthode native permettant de couvrir les différents cas de référentiels partiellement ou complètement mutualisables.
Référentiels mutualisables
Le contexte de référentiels mutualisables permet de mettre en œuvre deux types d’implémentation dans OneStream :
- L’extensibilité dans OneStream
- L’imbrication des plans de comptes
Imbrication des plans de comptes : L’imbrication de plans de comptes n’est pas spécifique à l’application OneStream. Dans ce cas, la modélisation de l’application permettra de gérer deux plans de comptes logés dans une hiérarchie unique.
Cependant, dans ce cas, aucune fonction native n’est mise en œuvre et ce sont les paramétreurs qui supportent la charge de mise en cohérence de l’application. Il est de plus nécessaire de gérer la différenciation des comptes pour l’ensemble des calculs de l’application (Tableau de flux, calculs spécifiques …).
Extensibilité dans OneStream : Le concept d’Extensible Dimensionality dans OneStream est l’une des notions clés en matière de flexibilité et d’extensibilité. Il de gérer pour une entité ou un groupe d’entités, des valeurs référentielles spécifiques à ce groupe d’entités dans les dimensions utilisées par le Groupe sans compromettre la structure standard du Groupe. Ainsi, en cas de référentiels mutualisables, il sera possible de spécialiser certaines dimensions (Plan de comptes, natures …).
Dans notre cas d’une publication au format général et/ou bancaire, il sera possible de créer, par exemple, des sous-comptes spécifiques de l’activité bancaire pour alimenter des comptes au format général. Ainsi, la totalisation des sous-comptes pourra être nativement effectuée pour éviter les opérations de transformation et/ou de mapping.
Il est important de noter que cette option de mise en œuvre mise à disposition dans l’application OneStream doit faire l’objet d’une analyse détaillée au moment de la modélisation pour s’assurer que les sous-comptes ne seront pas « orphelins » dans la structure de données. Dans ce cas, il pourra être possible de créer des comptes techniques dans le format général pour éviter ce type de situation peu cohérente.
Référentiels faiblement mutualisables
Le contexte de référentiels faiblement mutualisables ne permet pas d’obtenir une vision combinée directe. Dans ce cas, il n’est plus possible d’obtenir une comparabilité extensive mais plutôt de définir des niveaux de totaux comme points de comparaison ou points de passage.
Ces points de comparaison sont majoritairement portés par le Plan de comptes et sont déterminés au moment de la modélisation. En effet, Ils doivent présenter une double caractéristique : être signifiants pour les deux plans de comptes mais aussi être assez détaillés pour permettre une mutualisation auditable et détaillée.
Il convient enfin de mettre en place une restitution des données adéquate permettant d’opérer une analyse de type « drill down » pour assurer une navigation aisée dans les deux référentiels ; dans ce cadre, l’application OneStream offre des fonctionnalités classiques pour une application EPM.
Référentiels disjoints
Dans le contexte de référentiels disjoints, Il n’est pas possible d’imbriquer les référentiels ou de créer des points passages suffisamment détaillés ou signifiants pour disposer d’une analyse pertinente. Il est nécessaire de mettre en place des calculs de convergence ; ces calculs se fondent sur les éléments suivants :
- une table de passage par dimension pour transcodifier les éléments d’un référentiel vers un autre.
- la création d’interfaces de données pour disposer d’une auditabilité étendue du passage d’une référentiel vers un autre.
Dans le cadre d’un projet mené par REPORTWISE by avvale, un Groupe devait produire les données selon un référentiel Industrie (PCG) et un référentiel de type bancaire de façon simultanée avec un reporting primaire Industrie (PCG). La solution OneStream était organisée sous forme de deux cubes :
- un cube industrie contenant le référentiel Industrie
- un cube Bancaire contenant le référentiel Bancaire et Industrie ; l’ensemble des traitements d’interface ont été opérés dans le cube Bancaire.
Ce mode opératoire s’appuie sur les fonctionnalités natives de OneStream. L’intégration des données dans OneStream repose sur un processus robuste et flexible, des règles spécifiques de convergence inter-cubes ont été mises en œuvre sous forme de « Transformation Rules » qui permettent de mapper entre cubes OneStream (dimensions, membres, etc…).
3. Tracer et auditer le passage d’un référentiel à l’autre
L’organisation des données dans OneStream permet l’enregistrement de chaque action effectuée par les utilisateurs, ce qui permet de suivre les modifications apportées aux données, aux rapports, aux prévisions, etc. Cela inclut la création, la transcodification (ou « mapping ») des données, la modification et la suppression de données, ainsi que l’historique des versions.
En effet, OneStream conserve un historique détaillé des processus et des workflows, montrant comment les données ont été agrégées, validées, consolidées et approuvées à chaque étape du processus. En termes d’analyse, le drill down permet aux utilisateurs de descendre vers des niveaux de données plus détaillés. Par exemple, à partir d’une vue agrégée des données financières, vous pouvez effectuer un drill down pour accéder à des niveaux de détails plus spécifiques, comme des transactions individuelles, des lignes de comptes détaillées ou des données spécifiques à une période précise. Cela permet une analyse approfondie des chiffres agrégés et une meilleure compréhension de leur composition. Ces fonctionnalités sont pour la plupart natives dans OneStream ; en effet, la solution est construite autour de la notion de « Drill Anywhere » permettant de disposer d’une piste d’audit native de n’importe quel montant mis à disposition.
En outre, les fonctionnalités de contrôle et de restitution des données permettent de construire des restitutions spécifiques permettant le suivi et l’audit du passage d’un référentiel vers un autre selon les besoins. Cette restitution peut être faite dans l’application OneStream ou via des états Excel permettant des fonctionnalités avancées (croisement des données …).
4. Prévoir la visualisation des données
La visualisation de données reprend des concepts simples de la théorie de Gestalt. C’est un terme de psychologie qui se réfère à la tendance que possède l’être humain à organiser des éléments visuels dans des groupes. Cela permet de distinguer plus facilement les formes grâce à des jeux de couleurs et autres procédés visuels.
Ainsi, il sera plus simple d’assimiler (ou de « consommer ») :
- Un graphique tel qu’un camembert pour discerner la tendance dominante
- Un graphique sous forme d’histogramme pour comparer deux séries dans le temps
- Un graphique de type « Waterfall » pour expliquer les composantes influant sur un chiffre ….
La richesse des outils de visualisation de OneStream réside dans leur capacité à consolider visuellement des informations provenant de multiples sources, offrant ainsi une vue complète de la performance de l’entreprise. Ces fonctionnalités avancées permettent une représentation graphique précise et personnalisable des données, facilitant la compréhension et l’interprétation des chiffres complexes en faisant appel à différentes sources de données.
L’ensemble de ces éléments chiffrés ou graphiques sont mis à disposition au moyen de l’objet « Dashboard » qui est paramétré par les administrateurs. Ainsi, il sera intéressant de combiner plusieurs restitutions à l’intérieur d’un même dashboard, de manière à disposer d’un chemin d’audit à disposition de n’importe quel utilisateur quel que soit son niveau de connaissance de la solution et du paramétrage mis en place.
Il est, en outre, à noter que l’ensemble des fonctionnalités dites de « dashboarding » sont mises à disposition des utilisateurs métiers grâce à OneStream Genesis. OneStream Genesis donne aux équipes financières se fonde sur une architecture « plug-and-play » sans code et une configuration par simple clic, ainsi qu’une bibliothèque de micro-fonctionnalités à forte valeur ajoutée conçus pour la finance.
En conclusion
La gestion de la publication selon plusieurs référentiels est donc un sujet qui peut s’avérer complexe ; néanmoins, certains éléments permettent d’organiser la démarche pour anticiper l’ensemble des aspects à prendre en compte :
- une analyse préalable pour déterminer le meilleur mode de paramétrage
- une modélisation tirant au maximum parti des fonctionnalités Onestream natives
- une trace d’audit détaillée permettant de disposer à tout moment de la vision selon l’un ou l’autre des référentiels
Forte de son expérience de mise en œuvre dans des contextes semblable, REPORTWISE by avvale peut vous aider dans votre réflexion dans le cadre de l’intégration multi-référentiels. N’hésitez pas à nous contacter pour déterminer comment répondre à ces besoins spécifiques dans OneStream.
